مراحل انتخاب منبع فروش کالا جهت خرید و اخذ پرومااینوس

مراحل انتخاب منبع فروش کالا جهت خرید و اخذ پرومااینوس

پس از کسب اطلاعاتی در خصوص کارت بازرگانی و شرایط صدور، آثار و الزامات آن، شرایط ورود و صدور کالا و مجوزهای قانونی و مقرراتی، همچنین توجه به این نکته که کالای وارداتی جزو کدام یک از گروه های سه گانه ی مجاز، مجاز مشروط و یا ممنوع می باشد در ادامه، آشنایی با مراحل خرید خارجی ضروری به نظر می رسد.

بطور کلی مراحل خرید خارجی از انتخاب کالا و فروشنده تا خرید و رسیدن آن به گمرک و ترخیص، روند پیچیده ای است که اهم آن به شرح زیر می باشد:

● جمع آوری اطلاعات در مورد منابع فروش کالا و بررسی آنها و انتخاب منبع فروش(Source Selection)؛

● تهیه پروفرمااینویس(Poroforma Invoice)؛

● تنظیم قرارداد خرید؛

● ثبت سفارش در وزارت صنعت، معدن و تجارت و مراجعه به بانک در صورت لزوم؛

● حمله کالای خریداری شده؛

● ترخیص کالای وارده به گمرک؛

● حمله کالای ترخیص شده از گمرک به انبار خریدار؛

 برای خرید کالا از منبع جدید، حفظ جریان دائمی کالا و بازار فروش و استفاده از  تسهیلات شرایط رقابتی باید به دنبال منبع دیگری باشیم. در این حالت بررسی منبع جدید کالا ضرورت دارد، ولی در هر خرید خارجی استعلام شرایط فروش فروشندگان مانند شرایط پرداخت(Terms of payment)، زمان تحویل کالا(Delivery time)، قیمت کالا و مبدا کالا، جهت تطبیق آن با شرایط خریدار به منظور درخواست پروفرما و انتخاب فروشنده‌ی خارجی ضروری می‌باشد.

 در بخش ها و فصول بعدی در خصوص هریک از مراحل فوق به تفصیل توضیح داده شده است.

*بخش اول: انتخاب منبع فروش کالا

1_مرحله بررسی(survey ) و جمع اوری اطلاعات

در این مرحله منابع عرضه کالا بررسی شده و اطلاعات در مورد آدرس فروشندگان را می توان به طریق زیر به دست آورد:

1_اینترنت(Internet)

 مهمترین وسیله در عصر انفجار اطلاعات، برای بررسی و جمع آوری اطلاعات در مورد منابع فروش کالا، اینترنت می باشد. امروزه اینترنت توانسته است تقریباً تمام کامپیوترهای دنیا را به هم وصل کند. افراد در نقاط مختلف دنیا می توانند از طریق اینترنت به یکدیگر تبادل اطلاعات کنند. خبرهای گوناگون در سراسر دنیا، در اندک زمانی به نقاط دوردست مخابره می‌شود. تازه‌ترین اطلاعات، با هزینه اندکی در اختیار علاقه مندان قرار می گیرد.

 اینترنت، مجموعه ای از چندین شبکه های کامپیوتری است که از طریق خطوط تلفن با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند. دو عنصر مهم سازنده اینترنت عبارتند از:

● وب جهانی(WWW=World Wide Web)

● پست الکترونیکی(E-Mail=Electronic Mail)

 وب جهانی بخشی از اینترنت است که یک مدل ارتباطی را فراهم می کند. بر روی وب جهانی اطلاعاتی وجود دارد که تنها با یک کلیک، در اختیار کاربر قرار می گیرد.

 بعضی از کارهایی که میتوان در وب جهانی انجام داد، عبارتند از:

● دسترسی به اطلاعات: اطلاعات زیادی در شبکه های کامپیوتری مختلف وجود دارد که از طریق وب جهانی در اختیار افراد قرار می‌گیرد.

فصل۳: مراحل انتخاب منبع فروش کالا جهت خرید و اخذ پروفرمااینویس

● تجارت الکترونیکی: از طریق وب جهانی، می توان نسبت به خرید کالا اقدام نمود، کالاهای خود را تبلیغ نموده و به فروش رسانید.

● جست و جو: واژه یا اطلاعات مورد نظر خود را می‌توان جست و جو و اطلاعاتی راجع به آن ها کسب نمود.

● گفتگو: میتوان از طریق وب جهانی با افراد دیگری به گفت‌وگو پرداخت، پیام‌هایی به دیگران ارسال کرده، پیام های آنها را همراه با مشخصات آنها دریافت کرد.

● مراجعه به کتابخانه ها و روزنامه های الکترونیکی: از طریق وب جهانی می توان به روزنامه ها و کتابخانه های الکترونیکی دسترسی پیدا نمود.

● دریافت نرم افزارها از اینترنت: نرم افزار های مورد نیاز از طریق اینترنت قابل دسترسی و دریافت می باشند.

 اینترنت، منبع سرشاری از اطلاعات است. به دست آوردن اطلاعات در اینترنت، از طریق جستجو در آن امکان پذیر است. موتورهای جستجو(Search Engine)، وب سایت هایی هستند که بانک‌های اطلاعاتی بزرگی از وبسایت های موجود را در اختیار دارند که توسط کاربران قابل جست و جو است. اگر کاربر به دنبال یک واژه یا جمله یا موضوع خاصی است، می‌تواند آنها را به یک موتور جست وجو تحویل دهد و موتور جست و جو تمام اطلاعات مربوط به آنها را در اختیار کاربر قرار دهد.

 در زیر آدرس چند موتور جست و جوی معروف آمده است:

www.google.com

www.yahoo.com

www.infoseek.com

www.hotbot.com

www.snap.com

www.go.com

۲_روزنامه های تجاری       (Trade Journals)

روزنامه های تجاری یکی از مهم‌ترین منابع برای دسترسی به اطلاعات در مورد فروشندگان کالا می باشند.

۳_راهنمای تلفن

 در کشورهای خارجی، راهنمای تلفن به (Yellow Pages) معروف است.

۴_ نمایشگاه های ملی، منطقه ای و بین المللی

۵_ بخش بازرگانی سفارتخانه های کشورهای خارجی در کشور

۶_ از طریق شرکت‌های وارداتی مشابه

 چنانچه شرکتی جدید دولت تاسیس بوده و سوابق و مدارک خرید، فاکتور و پروفرمای کمپانی فروشنده در شرکت وجود نداشته باشد، می توان به شرکتهای مشابه وارداتی مراجعه نمود.

۷_ از طریق مراجعه به سوابق شرکت در مورد خریدهای قبلی

۸_ از طریق منابع داخلی

۹_…

۲_مرحله تحقیق (Inquiry Stage):

در این مرحله وضعیت مالی و ظرفیت تولیدی و موقعیت صنعت Position in Industry))، صلاحیت فنی (Technical Competence) و کیفیت تولید (Product Quality  ) فروشندگان کالا مورد بررسی قرار می‌گیرد.

 هدف تحقیق در این مرحله پیدا کردن واحد تولیدی یا تجاری است که قادر به تولید و تهیه اقلام مورد سفارش در زمان مناسب و باکیفیت مورد نظر باشد.

۳_بررسی وضعیت مالی فروشندگان:

 به منظور بررسی وضعیت مالی فروشندگان در موارد خاص و ضروری می توان از نسبتهای مالی زیر استفاده نمود:

● نسبت نقدینگی(Liquidity Ratio): این نسبت توانایی و قدرت پرداخت شرکت را در مورد بدهی های کوتاه مدت اندازه گیری میکند.

● نسبت سودآوری(Profit Ratioت): این نسبت در جه سودمندی فعالیتهای موسسه و در نتیجه ظرفیت و کارایی مدیریت سازمان را نشان می دهد.

● نسبت های فعالیت: نسبت های فعالیت، میزان کاربرد فعال و مصرف منابع مالی در اختیار شرکت را اندازه گیری می کند.

●…

۴_توانایی تولیدی و فنی:

داشتن ماشین آلات تولیدی مدرن و کادر فنی با تجربه در کیفیت کالای تولیدی اثر مثبت دارد. در برخی از کشورها شرکت هایی وجود دارد که در مقابل دریافت وجه، توانایی فنی و تولیدی تولید کنندگان  را ارزیابی نموده و نتیجه این ارزیابی را به خریداران ارائه می دهند، اکثر این شرکت ها دارای نمایندگی در بیشتر کشورهای دنیا می باشند

ضمانت نامه

 در مواقعی که امکان تحقیق و بررسی در مورد توانایی تولیدی، فنی و وضعیت مالی فروشندگان و یا بازدید از محل کارخانه و فروشنده کالا وجود ندارد، در صورت لزوم به منظور حسن اجرای تعهدات فروشنده و یا تضمین کیفیت کالای مورد معامله هنگام عقد قرارداد ضمانت نامه حسن انجام کار Performance Bank Guarantee (PBG)  از فروشنده دریافت می‌شود، تاریخ و نحوه آزاد شدن این ضمانتنامه در قرارداد قید می گردد.

مذاکره (Negotiation)

 مذاکره وسیله ای است برای برقراری ارتباط سازمان یافته بین مردم و سازمان های گوناگون اجتماعی جهت رسیدن به توافق، مذاکره گفت‌وگویی پیشرفته و هدفدار است.

 مذاکره یک فرآیند است، مانند هر فرآیندی آغاز و پایانی دارد. فرآیند مذاکره با اقدامات و فعالیت پیش از مذاکره آغاز و با اقدامات و فعالیت های پس از مذاکره و اجرای توافق به دست آمده پایان می یابد.

تصمیم گیری (Decision)

 چنانچه نتایج مذاکره و شرایط ارائه شده توسط فروشنده مورد توجه  خریدار قرار گیرد مراحل بعدی خرید ادامه پیدا می نماید؛ در غیر این صورت مجددا گردش انتخاب منابع فروش تکرار میشود.

فصل۳: مراحل انتخاب منبع فروش کالا جهت خرید و اخذ پروفرمااینویس

*بخش دوم: اخذ پروفرمااینویس( پیش فاکتور)

PRO-FORMAINVOICE

در فصول قبلی به ترتیب در خصوص کالای تجاری، مرجع تشخیص تجاری بودن کالا، اقلام غیر تجاری، کارت بازرگانی، شرایط صدور آثار و الزامات آن، مجوزها، انواع کالاها از نظر شرایط ورود و صدور و انتخاب منبع فروش کالا توضیحات لازم ارائه گردید.

 همانگونه که قبلاً اشاره شد پس از جمع آوری اطلاعات در مورد منابع فروش کالا، بررسی آنها و انتخاب منبع فروش(Source Selection)،  مرحله بعدی، تهیه پروفرما اینویس یا پیش فاکتور می باشد. در ادامه، در خصوص این سند مهم تجاری و قسمتهای مختلف آن توضیحات لازم ارائه می گردد.

 پیش فاکتور( پروفرما)

 سندی است که در آن صادر کننده مجموعه شرایط پیشنهادی خود را جهت صدور کالا یا کالاهایی معین به وارد کننده اعلام می دارد.

 غالباً خریدار (واردکننده) به چنین سندی نیاز دارد تا علاوه بر ارزیابی شرایط پیشنهادی فروشنده، بتواند برای اخذ مجوزهای لازم جهت وارد کردن آن کالا یا احتمالاً خرید ارز اقدام کند، اما گاهی این سند می‌تواند به صورت دعوت نامه ای از خریدار برای سفارش کالا باشد. در هر صورت، پیش فاکتور ها فرم واحدی ندارند، ولی کلاً حاوی اطلاعاتی در خصوص مشخصات کمی و کیفی کالا و بسته‌بندی آن قیمت واحد و کل کالا  با قید مدت اعتبار، شرایط تحویل( TERMS OF DELIVERY ) و در صورت لزوم هزینه‌های مربوط به کرایه، بیمه و شرایط پرداخت( TERMS OF PEYMENT) قیمت کالا می باشند. از لحاظ مقررات ایران، این سند باید معتبر و حاوی اطلاعات زیر باشد:

● نام و نشانی پستی، تلگرافی و شماره های  تلکس و تلفن فروشنده

● نام و نشانی سفارش دهنده

● شماره و تاریخ صدور

● مدت اعتبار(VALIDITY) و اینکه قیمت پیشنهادی(OFFER) تا چه مدت اعتبار دارد (که معمولا سه ماه می باشد).

 مشخصات کامل کالا و شماره تعرفه گمرکی (معمولاً توسط خریدار و بر اساس تعرفه ملی صورت می‌گیرد و مثلاً در اغلب پروفرما ها قید می گردد:

(IRANIAN CUSTOMS TARIFF NO.)

● در صورت استاندارد بودن کالا شماره استاندارد و نام موسسه استاندارد مربوطه

● واحد اندازه گیری (به نحوی که برای اندازه گیری مقدار کالا در تجارت بین المللی مرسوم باشد).

● تعداد کالا

● شرایط پرداخت:

 _قیمت واحد کالا بر مبنای FOB و CFR

_ قیمت کل کالا بر مبنایFOB و  CFR

●نوع ارز

● نام تولید کننده و کشور تولید کننده کالا

● وزن کالا (خالص و ناخالص)

● مشخصات بسته بندی و علامت گذاری کالا

● شرایط و مدت تحویل

● شرایط، نحوه، وسیله و مبدا و مقصد حمل

● شرایط پرداخت

● قسم نامه( AFFIDAVIT)  یا گواهینامه (CERTIFICAYION) در برخی از پروفرما ها فروشنده سوگند می‌خورد یا گواهی می‌دهد که قیمت ها درست و صحیح می باشد، این مسئله در مورد سیاهه ی خرید( INVOICE) نیز صادق است.

به محض قبول پیش فاکتور از جانب سفارش‌دهنده، قرارداد فروش بر اساس شرایط مقرر در این سند شکل می گیرد. فروشنده به هنگام ارسال کالا، جزئیات پیش فاکتور پذیرفته شده را عیناً به سیاه تجاری فاکتور منتقل می کند. گاه از وی تقاضا می‌شود در سیاه تجاری گواهی نماید که کالای موضوع این سند مطابق پیش فاکتور می باشد، بنابراین تنها تفاوت سوری پیش فاکتور با سیاه تجاری کلمه 《پروفرما》 است روی آن چاپ شده است.

 پیش فاکتور (پروفرما) در اسناد و کتب مختلف بازرگانی و تجاری خارجی به صورت های مختلف تعریف شده است. لکن معنی و مفهوم کلیه آنها یکی است از جمله:

● سیاهه ای(فاکتوری) که فروشنده ( صادر کننده) صادر می‌کند و به عنوان پیش فاکتور (پروفرما) مورد تصدیق وی قرار می‌گیرد. این سیاه توضیحات کاملی در مورد کالا، مشخصات بسته‌ها، قیمت کالا با قید مدت اعتبار آن، جزئیات بسته بندی هزینه و در صورت لزوم مخارج مربوط به کرایه، بیمه و شرایط پرداخت ارائه می دهد. در اعتبار اسنادی معمولاً چنین سیاهه ای خواسته می‌شود.

● سیاهه ای (فاکتوری) است که عرضه کننده پیش از انجام معامله آماده می‌کند تا نوع و مبلغ سیاهه ای که در صورت انجام معامله به خریدار ارائه خواهد شد، مشخص باشد. واردکنندگان اغلب تقاضای ارسال پیش فاکتور (پروفورما) می کنند تا به هنگام درخواست ارز و مجوزهای ورود، از مقامات حکومتی آن را ارائه دهند.

● تنها تفاوت ظاهری پیش فاکتور با سیاهه ی تجاری (فاکتور) آن است کی کلمه 《پروفرما》 روی پیش فاکتور چاپ شده است. پیش فاکتور می‌تواند به صورت دعوتی از خریدار برای ارائه سفارشی قطعی باشد، خریدار اغلب چنین سندی را مطالبه می کند تا مقامات کشور وارد کننده به او مجوز ورود و خرید ارز اعطا کنند. پیش فاکتور معمولاً نشان دهنده شرایط معامله و قیمت می باشد، به طوری که به محض قبول سفارش از جانب خریدار، قراردادی قطعی به ترتیب مقرر در پیش فاکتور شکل می گیرد. جزئیات پیش فاکتور پذیرفته شده باید عیناً به سیاه تجاری(فاکتور)، که به هنگام  مقتضی صادر خواهد شد، منتقل گردد. غالباً از فروشنده درخواست می‌شود که در سیاهه تجاری (فاکتور) گواهی نماید که کالاها مطابقه پیش فاکتور شماره… می باشند.

● پیش فاکتور سندی است که توسط فروشنده تنظیم، مهر و امضا می گردد و شامل مشخصات کامل، نام و نشانی فروشنده و خریدار، نوع کالا،  وزن، قیمت، واحد و قیمت کلا آن می باشد و بر حسب دستور خریدار در یک یا چند نسخه صادر می گردد.

فصل۳: مراحل انتخاب منبع فروش کالا جهت خرید و اخذپروفرمااینویس

فصل ۳: مراحل انتخاب منبع فروش کالا جهت خرید و اخذ پروفرمااینویس